Come creare una registrazione catastale dei membri della chiesa

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I registri catastali sono importanti strumenti amministrativi per i mentori della chiesa. Le informazioni contenute in questi token consentono loro di stabilire i contatti necessari con i membri e di offrire aiuto nei momenti di difficoltà. Aiutano anche i mentori a promuovere attività e programmi della chiesa ea tenere traccia dei progressi spirituali dei membri con dettagli sui corsi e la partecipazione alle attività. Mantenere aggiornate le tessere di appartenenza non è un compito difficile, ma richiede un lavoro costante e un'organizzazione personale.

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I moduli di registrazione dei membri sono strumenti importanti per i mentori della chiesa (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

1. Crea un modulo elettronico con lo strumento che preferisci. Inserisci il nome della chiesa e le parole "profilo membro" nella parte superiore per una facile identificazione dei file. Includere le seguenti domande e lasciare uno spazio vuoto in modo che possano ricevere una risposta: (1) Nome; (2) Data di nascita; (3) indirizzo di casa, telefono di casa, telefono cellulare ed e-mail; (4) stato civile; (5) nome del coniuge; (6) Data dell'anniversario del matrimonio; (7) Nome di bambini, età e scolarizzazione; (8) Breve testimonianza di conversione; (9) luogo e data del battesimo; (10) Occupazione e luogo di impiego; (11) Etnia; (12) aree di coinvolgimento del ministero; (13) Corsi sostenuti; e (14) Nome del vecchio pastore e chiesa.

   
   

2. Definisci quando consegnerai il modulo o richiedi l'informazione. Un suggerimento è quello di fornire una breve, semplice "Scheda informazioni visitatori" per coloro che arrivano in chiesa per la prima volta. Questa carta può richiedere solo le informazioni più importanti per il momento, come ad esempio: nome, indirizzo, informazioni di contatto e nome e età dei bambini. Successivamente, questi dati possono essere trasferiti in un record catastale da un volontario o da un membro del personale dell'ufficio. Questo renderà la chiesa non sembra invadente per le persone che vi si avvicinano per la prima volta. Può essere una buona opzione per richiedere informazioni complete o per presentare il modulo di registrazione quando si partecipa a un corso o si esprime un interesse ad aderire alla chiesa.

3. Scegli uno responsabile della manutenzione del database. Non è un compito complicato, ma richiede un'attenzione costante. Le persone possono cambiare indirizzo, cambiare e-mail, seguire nuovi corsi o prendere parte a nuovi ministeri. A qualcuno dovrebbe essere assegnato il compito di aggiungere le persone che stanno arrivando e sviluppare modi, come i sondaggi fatti trimestralmente, per aggiornare le informazioni sul token con una certa frequenza.

   
   

4. Cerca un canale di distribuzione, ovvero pensa a quale mezzo utilizzerai per rendere disponibili i tuoi record. Questo può essere fatto in diversi modi usati singolarmente o in combinazione. Puoi mettere i token su un banco informazioni, consegnarli ai corsi o pubblicarli virtualmente sul sito web della chiesa. È importante determinare il metodo di divulgazione e annunciare questa attività, oltre a ricordare alla congregazione al riguardo.

5. Definire dove verranno memorizzati i record di appartenenza dei membri al fine di proteggere le informazioni personali dei partecipanti. Un cellulare come un file, tenuto bloccato, può essere utilizzato con questa funzione. Se le informazioni sono archiviate elettronicamente, assicurarsi che il computer sia protetto da una password. Fai sapere alla congregazione che l'informazione sarà sicura e chi avrà accesso ad essa.